院属各部门、系、部：
为了确保学院在党群、行政、教学、科研、基建、设备、出版、外事、财务以及其他各项活动中直接形成的对学院、社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式易游材料完整、准确地归档保存，现将归档工作通知如下：
一、归档范围
⑴各类易游的归档范围详见《山东财政学院东方学院易游归档范围和保管期限表》。
⑵有些易游材料尽管没有列入《山东财政学院东方学院易游归档范围和保管期限表》，如具有保存价值，各部门也应一并移送易游室。
⑶载体类型：纸质易游；音像易游；电子易游；实物易游等。
1.纸质易游：以纸张为书写记录方式所形成的易游；
2.音像易游：亦被称为声像易游或视听易游，是指各部门在各种社会活动中形成的记录声音或影像的易游，包括照片、录音带、录像带等；
3.电子易游：具有保存价值的已归档的电子文件
4.实物易游：具有原始记录作用和文化价值的内容信息清晰、确定的历史遗留物，诸如：公章或印章、锦旗、奖杯、标牌、牌匾，等等。
二、归档时间
各部门应在10月底将本部门易游材料移交易游室；
三、归档要求
1.必须按归档范围、时间将应归档的不同载体的文件材料收集齐全、完整，做到每份文件的正件和附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件在一起，以保证相互之间的联系。
2.归档的材料必须字迹工整、清晰，图表折叠美观、整齐，书写和签发文件一律用蓝黑墨水或碳素墨水，不得用圆珠笔、铅笔和纯蓝墨水，以确保易游质量。
3.将应归档的各种文字材料，按有关规定整理立卷后，移交易游室。
四、各部门、系、部确定一名易游信息员（兼职），负责本部门易游材料的临时保管、归类、报送等工作；易游信息员人选及时报院办公室。
山东财政学院东方学院办公室
二ＯＯ八年三月十二日
